Decisiones y estatus de la certificación
En APEX GLOBAL CERTIFICATION las decisiones relacionadas con la certificación de sistemas de gestión se realizan con base en la información obtenida durante el proceso de evaluación, los resultados de auditoría, la revisión técnica correspondiente y los requisitos aplicables.
Las decisiones de certificación son realizadas por personal competente que no haya participado directamente en la auditoría objeto de la decisión, preservando en todo momento la imparcialidad, objetividad e independencia del proceso.
Criterios por tipo de decisión
A continuación se describen los principales criterios que APEX considera para determinar el estatus de una certificación.
Otorgamiento
Criterios para emitir una decisión favorable de certificación.
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No otorgamiento
Condiciones que pueden impedir una decisión favorable.
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Mantenimiento
Condiciones para conservar la certificación durante su ciclo.
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Renovación
Evaluación para iniciar un nuevo ciclo de certificación.
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Suspensión
Circunstancias que pueden invalidar temporalmente la certificación.
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Restauración
Requisitos para restablecer una certificación suspendida.
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Retiro
Condiciones que pueden ocasionar el retiro de una certificación.
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Ampliación de alcance
Evaluación para incorporar nuevas actividades al alcance certificado.
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Reducción de alcance
Criterios para retirar actividades del alcance de certificación.
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Otorgamiento de la certificación
APEX podrá otorgar una certificación cuando, como resultado del proceso de certificación, se determine que:
- La organización ha completado satisfactoriamente las etapas aplicables del proceso de certificación.
- Existe evidencia suficiente que demuestra la conformidad del sistema de gestión con los requisitos de la norma correspondiente.
- Las no conformidades identificadas durante la auditoría han recibido el tratamiento requerido de acuerdo con su clasificación y los criterios establecidos por APEX.
- No existen no conformidades mayores pendientes que impidan emitir una decisión favorable.
- Se cuenta con información suficiente para sustentar técnicamente la decisión de certificación.
El cumplimiento de estas condiciones permite que el expediente sea sometido a revisión y decisión; no implica automáticamente el otorgamiento de la certificación.
No otorgamiento de la certificación
APEX podrá determinar no otorgar la certificación cuando:
- No se demuestre el cumplimiento de los requisitos aplicables de la norma de certificación.
- Existan no conformidades mayores que no hayan sido corregidas y verificadas satisfactoriamente dentro de los plazos establecidos.
- La información obtenida durante el proceso sea insuficiente para sustentar una decisión favorable.
- La organización no complete las actividades requeridas dentro del proceso de certificación.
- Se identifiquen situaciones que afecten la integridad, confiabilidad o validez de la información utilizada para tomar la decisión.
La organización será informada del resultado correspondiente conforme a los mecanismos establecidos por APEX.
Mantenimiento de la certificación
La certificación podrá mantenerse cuando las auditorías de vigilancia y demás actividades de seguimiento permitan confirmar que:
- El sistema de gestión continúa cumpliendo los requisitos aplicables.
- La organización mantiene implementado y eficaz su sistema de gestión.
- Las no conformidades detectadas son atendidas dentro de los plazos correspondientes.
- Se cumplen las condiciones contractuales y requisitos establecidos para conservar la certificación.
- No existen circunstancias que justifiquen la suspensión o retiro del certificado.
Las auditorías de vigilancia forman parte del ciclo de certificación y permiten evaluar la continuidad de la conformidad del sistema.
Renovación de la certificación
APEX podrá renovar una certificación cuando, antes de finalizar el ciclo vigente, se haya realizado el proceso de recertificación correspondiente y exista evidencia suficiente de que:
- El sistema de gestión continúa siendo conforme con los requisitos aplicables.
- Se mantiene su eficacia y adecuación.
- La organización demuestra compromiso con el mantenimiento de su sistema de gestión.
- Las actividades de recertificación y tratamiento de hallazgos hayan sido completadas satisfactoriamente.
La decisión de renovación se toma con base en los resultados del ciclo de certificación y de la auditoría de recertificación.
Suspensión de la certificación
APEX podrá suspender temporalmente una certificación cuando se presente, entre otras, alguna de las siguientes situaciones:
- El sistema de gestión certificado presente incumplimientos graves o persistentes respecto de los requisitos de certificación.
- La organización no permita realizar las auditorías de vigilancia o recertificación dentro de los periodos establecidos.
- Las no conformidades identificadas no sean atendidas dentro de los tiempos definidos.
- La organización incumpla requisitos contractuales relacionados con el mantenimiento de la certificación.
- El cliente certificado solicite voluntariamente una suspensión temporal, cuando ésta sea procedente.
Durante el periodo de suspensión, la certificación se considera temporalmente inválida y la organización deberá abstenerse de promoverla como vigente, en las condiciones establecidas por APEX.
Restauración de una certificación
Una certificación suspendida podrá ser restaurada cuando APEX determine que las causas que originaron la suspensión han sido resueltas satisfactoriamente dentro del periodo establecido. Para ello podrá ser necesario:
- Verificar las acciones implementadas por la organización.
- Revisar evidencia documental.
- Realizar actividades adicionales de evaluación o auditoría cuando corresponda.
- Confirmar nuevamente el cumplimiento de los requisitos aplicables.
Una vez demostrada la resolución de las condiciones que generaron la suspensión, APEX podrá restablecer la vigencia de la certificación.
Retiro de la certificación
APEX podrá retirar una certificación cuando:
- Las causas que originaron una suspensión no sean solucionadas dentro del plazo establecido.
- Se determine un incumplimiento que comprometa de manera significativa la conformidad del sistema de gestión.
- La organización deje de cumplir permanentemente las condiciones de certificación.
- El cliente solicite formalmente la cancelación de su certificación.
- La organización cese las actividades asociadas al alcance certificado.
- Se presente cualquier otra situación que, conforme a los requisitos aplicables, justifique el retiro definitivo de la certificación.
Cuando la certificación sea retirada, la organización deberá dejar de utilizar cualquier referencia que implique que conserva una certificación vigente emitida por APEX.
Ampliación del alcance de certificación
Una organización certificada podrá solicitar la ampliación de su alcance para incorporar, por ejemplo:
- Nuevas actividades.
- Productos o servicios.
- Procesos.
- Instalaciones.
- Ubicaciones.
- Elementos adicionales que formen parte de su sistema de gestión.
APEX realizará una revisión de la solicitud para determinar las actividades de evaluación necesarias. La ampliación del alcance únicamente será autorizada después de completar satisfactoriamente el proceso aplicable y obtener una decisión favorable.
Reducción del alcance de certificación
APEX podrá reducir el alcance de una certificación cuando:
- La organización solicite voluntariamente retirar determinadas actividades, procesos, productos, servicios o ubicaciones.
- Se determine que una parte del alcance certificado deja de cumplir de manera persistente los requisitos correspondientes.
- Una actividad o instalación deje de formar parte de las operaciones de la organización.
- Se presenten cambios que hagan necesario modificar el alcance originalmente certificado.
La reducción será reflejada en la documentación de certificación correspondiente.
Principios para la toma de decisiones
Todas las decisiones relacionadas con el otorgamiento, mantenimiento, renovación, suspensión, restauración, retiro, ampliación o reducción de una certificación se realizan bajo principios de:
- Imparcialidad
- Competencia
- Objetividad
- Confidencialidad
- Consistencia
Las decisiones se sustentan en evidencia objetiva y verificable obtenida durante el proceso de certificación, y son independientes de intereses comerciales o presiones externas.
La contratación de los servicios de APEX GLOBAL CERTIFICATION, así como el pago correspondiente de dichos servicios, no garantiza la obtención, mantenimiento o renovación de una certificación.
APEX GLOBAL CERTIFICATION se encuentra en proceso de acreditación ante la entidad mexicana de acreditación, a.c. (ema).